تحوّل إدارة المستندات

كانت المستندات موزّعة على أقراص مشتركة وصناديق بريد فردية ومستودع قديم، منظّمة وفق أعراف تغيّرت عدة مرات عبر السنين. وكان الاسترجاع يعتمد على الذاكرة المؤسسية — معرفة الحقبة التي تنتمي إليها القضية، ومن ثمّ عرف التسمية المنطبق. وهذه المعرفة كانت تغادر المؤسسة كلما غادرها زميل قديم.

صمّمنا بنية المعلومات أولًا — كيف ينبغي تصنيف المستندات بما يطابق طريقة بحث الناس عنها فعلًا — ثم عالجنا الترحيل بعد ذلك. وتولّى التصنيف الآلي الجزء الأكبر من الأرشيف التاريخي، مع خطوة مراجعة بشرية لكل ما لم يكن المصنِّف واثقًا منه.